Scanservice – Digitale Archivierung von Dokumenten & Bauplänen

Professioneller Scanservice für Aktenordner, Dokumente und Baupläne: OCR, TIFF, PDF oder im Archivformat PDF/A, Indexierung nach Ihrer Vorgabe, der vogegebenen Ordnerstuktur oder der Plancodierung und GoBD‑tauglicher Archivierung digitalisiert reproplan Ihre Unterlagen sicher und DSGVO‑konform. Großformatscan in DIN A0 oder Wildformat inklusive – bereit zur Übergabe an Ihr DMS oder den ePos Projektraum.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nicht aufzuhalten. Ein professioneller Scanservice ist der schnellste Weg dorthin. Aber alles rund um die digitale Dokumentenverarbeitung in Eigenregie zu bewerkstelligen, ist für Unternehmen aufwändig, mit Risiken verbunden und kann dadurch teurer als nötig werden. Durch einen professionellen digitalen Archivierungs-Service vermeiden Sie hohen internen Aufwand und suboptimale Lösungen. reproplan zählt zu den führenden Anbietern im Bereich digitaler Archivierung. Unseren professionellen Scanservice bieten wir Ihnen an 23 Standorten in ganz Deutschland an. Bei der digitalen Archivierung von Dokumenten bieten wir aber auch überregionalen Service. Genießen Sie die vielen Vorteile der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente durch reproplan: Sie haben wenig Aufwand. Vermeiden teure Stolperfallen! Und erhalten einen perfekten Full-Service für eine revisionssichere und technisch einwandfreie Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojekts. Selbstverständlich inklusive Datenschutz, allen rechtlichen Anforderungen und der vertraulichen Behandlung sensibler Daten. reproplan bietet die sichere, effiziente und revisionssichere Digitalisierung von Aktenordnern, Belegen, Projektunterlagen und Großformaten wie Bauplänen. Unsere Prozesse ermöglichen die strukturierte Übergabe an Ihr DMS oder an den ePos Projektraum. Pläne und Dokumente werden konsistent benannt, indexiert und ggf. mit Metadaten versehen, sodass Datensicherung, Recherche, Freigabe und Langzeitarchiv nahtlos ineinandergreifen. Unser Service umfasst Beratung, Abholung, Vorbereitung, Scan, Qualitätskontrolle, Datenübergabe und – auf Wunsch – die datenschutzkonforme Vernichtung gemäß DIN 66399.
 

Full-Service für Ihre Dokumenten-Archivierung

Leistungsumfang Dokumentenscan

• Abholung deutschlandweit durch unsere eigenen Kuriere oder etablierte Paketdienste wie UPS/DPD/DHL optional auch in gesicherten Transportbehältern und auf Sie zugeschnittenen Direktkurier

• Vorbereitung: Entklammern, Glätten, Sortieren, Registerpflege, manchmal müssen Beschädigungen behoben werden
• Scan in Farbe, Graustufe oder S/W – simplex/duplex, Leerseiten-Erkennung und automatische Löschung
• Auflösungen nach Bedarf (typisch 200–300 dpi für Office-Dokumente, höhere Auflösung für Spezialanwendungen)
• Ausgabeformate: PDF, PDF/A für Langzeitarchiv, TIFF G4, JPEG
• OCR/Volltexterkennung für durchsuchbare Dateien, Indexierung & Metadaten, Klassifizierung nach Dokumententyp
• Erstellung der Dateien und Übergabe an DMS/CMS (z. B. via SFTP, Datenträger oder Cloud-Bereitstellung), wahlweise erhalten Sie einen Downloadlink über unseren TeamBeam Service oder Datenträger wie CD/DVD/USB-Stick/Festplatte
• Qualitätskontrolle mit Stichprobenprüfung, Protokollierung
• Datenschutz & Compliance: DSGVO-konforme Verarbeitung, GoBD‑taugliche Archivierung, ISO-orientierte Prozesse

Baupläne & Großformate

• Großformatscan bis DIN A0 und Überlänge – geeignet für Baupläne, CAD-Ausgaben, Bestandszeichnungen – fragen Sie auch nach unserem Überbreitenscan bis 1,5m Breite Pläne

• Farb- und S/W-Scans in bis zu 600 dpi; saubere Linienwiedergabe durch professionelle Großformatscanner
• Ausgabe als PDF/PDF‑A, TIFF oder JPEG; auf Wunsch Dateiname nach Plancodierung oder Struktur, wie Sie es benötigen
• Optionale Nachbearbeitung: Zuschneiden, Entzerren, Kantenbereinigung, Dateiaufteilung/-zusammenführung – wir haben die Grafiker im Hause
• Direkter Einsatz im ePos Projektraum: strukturierte Ablage, Versionierung, Distribution und QR‑gestützte Prüfung

Sicherheit & Rechtliches

• Redundante Speicherung und Verarbeitung auf deutschen Systemen, verschlüsselte Übertragung (TLS)

• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept – ein jeder muss nur das wissen, was für seine Arbeit nötig ist
• Vernichtung analoger Unterlagen nach Freigabe gemäß DIN 66399 oder Rückführung in Ihr Archiv
• Retention & Aufbewahrung: Unterstützung bei GoBD‑tauglicher Archivierung; PDF/A
• Optional: Langzeitlagerung nicht zu digitalisierender Altakten mit Barcode-Fundstellenverwaltung

Prozessablauf

1. 1) Beratung & Planung: Definition von Dokumenttypen, Indexfeldern, Dateiformaten und Zielsystem (DMS/ePos) oder einfach nur auf den Datenträger Ihrer Wahl

2. 2) Logistik & Abholung: Sicherer Transport Ihrer Ordner und Pläne

3) Vorbereitung & Scan: Entklammern, Barcodes, Trennung, Qualitätsprüfung und Aufbereitung zum Scan
4) OCR & Indexierung: Volltext, Metadaten, Klassifizierung, PDF/A-Erstellung
5) Übergabe der Daten oder Integration: strukturierte Datenlieferung, Importdateien
6) Vernichtung/Lagerung: DSGVO-konforme Vernichtung mit Zertifikat, sichere Einlagerung oder Rücktransport zu Ihrem Achiv

Warum reproplan?

• 23 Standorte im Deutschlandweitem Netzwerk, hohe Kapazitäten und kurze Wege

• Sicherer Umgang mit Ihren Akten und Daten
• Hochleistungs-Scanner für Massenscans von Kleinformaten und Großformatscanner hochauflösende Großformatscans
• Viel Erfahrung aus der Baupraxis: nahtloser Übergang in ePos Projektraum und etablierte DMS
• Transparentes Reporting, definierte Service-Level und feste Ansprechpartner

Analoge Archivierung – Damit Papier geduldig bleibt

Juristische und gesetzliche Vorschriften legen fest, dass verschiedenste Aktenbestände unterschiedlich lange aufbewahrt werden müssen. Wenn dann aber etwas gesucht wird, muss man viele Kartons öffnen, um den richtigen Ordner zu finden. Daher empfehlen wir die Einlagerung von Ordner- und Aktenbeständen mit elektronischer Fundstellenverwaltung.
reproplan verfügt über geeignete und gesicherte Lagerflächen für Ihre Altaktenbestände. Über ein Barcodesystem werden die Ordnerinhalte indexiert und mit einem Verweis auf den Lagerort eingelagert. Die Dokumentenanforderung erfolgt vom Kunden z. B. per E-Mail unter Angabe der entsprechenden Barcodenummer. Für die Recherche und Aushändigung der Akten bedarf es vom Zeitpunkt des Abrufes nur wenige Stunden.
Und wenn es einmal besonders eilig sein sollte, scannen wir die angeforderten Dokumente auf Wunsch sofort ein und stellen Ihnen die Daten als scan on demand per E-Mail oder Downloadlink zu.​