Anfrage Ordner-Digitalisierung / Scanservice

Anfrage zur Digitalisierung von Ordnerbeständen

Bitte füllen Sie die folgenden Felder so vollständig wie möglich aus. Ihre Angaben werden zur Erstellung eines Angebots für unseren Scanservice genutzt. Die Fragen sind nummeriert, damit wir Ihre Antworten in der E-Mail eindeutig zuordnen können.

Kontaktdaten

1. Firma / Organisation
2. Ansprechpartner
3. E-Mail-Adresse für Rückfragen
4. Telefon

Angaben zum Scanprojekt

5. Wie viele breite Ordner sollen gescannt werden?
6. Wie viele schmale Ordner sollen gescannt werden?
7. Sind Unterlagen in Hängeregister, Heftern o. ä.?
8. Sind die Unterlagen in Kartons verpackt?
9. Möchten Sie, dass wir die Ordner in Transport-Kartons verpacken?
10. Wo sollen die Unterlagen abgeholt werden (Adresse und Stockwerk)?
11. Wie lautet der Rechnungsempfänger (komplette Anschrift) für das Angebot?
12. Wo wird abgeholt? (falls abweichend)
13. Wie hoch ist der Anteil Kleinformate (A4/A3) in etwa?
14. Wie hoch ist der Anteil Großformate/Pläne in etwa?
15. Handelt es sich um doppelseitiges Schriftgut?
16. Sind gebundene Dokumente, Broschüren, Verträge etc. enthalten und darf man die Bindungen öffnen?
17. Möchten Sie die Kleinformate in Farbe oder in s/w gescannt haben?
18. Möchten Sie die Großformate in Farbe oder in s/w gescannt haben?
19. Wie hoch ist der Anteil Unterlagen, die geheftet oder geklammert sind, in etwa?
20. Reicht es, die Unterlagen in den Ordner zurückzulegen, also in die Bügel einzuhängen?
21. Oder müssen die Unterlagen manuell zurückgetackert werden?
22. Oder möchten Sie eine datenschutzgerechte Aktenvernichtung im Anschluss an das Scanprojekt?
23. Standardmäßig wird ein analoger Ordner zu einer PDF-Datei, benannt nach dem Ordnerrücken. Oder gibt es Registerblätter/Trennstreifen, die Sie in den digitalen Ordnern wiederfinden möchten? Wenn ja, wie viele Lesezeichen pro Ordner sind es ungefähr?
24. Jeder Plan in den Ordnern wird zu einer separaten PDF-Datei, benannt nach der Plancodierung / dem Plannamen. Oder möchten Sie, dass die Pläne in den PDFs der jeweiligen Ordner gespeichert werden?
25. Soll eine OCR-Texterkennung erfolgen, damit Sie schnell nach Wörtern via Strg+F suchen können?
26. Gibt es Termine für die Fertigstellung oder dürfen wir frei planen?
27. Standardmäßig digitalisieren wir als PDF – möchten Sie ein spezielles Dateiformat, z. B. PDF/A oder TIFF?
28. Möchten Sie, dass wir Daten aus den Scandaten extrahieren und als Datendienst aufbereiten – welche Anforderungen haben Sie?
29. Möchten Sie die Übergabe der Scan-Daten auf CD/DVD/USB-Stick oder als temporären Upload-Link?
30. Weitere Hinweise oder Fragen

Nach Klick öffnet sich Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Es werden nur die Nummern 1–30 mit Ihren Antworten übergeben.

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