Plandaten-Management

Slide ePos das zuverlässige Tool für Ihr Projektmanagement Wir finden mit Ihnen optimale Lösungen Ihrer Projekte
und behalten grundsätzlich die Faktoren
Zeit, Kosten und Qualität im Auge
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Wozu wird ein Projektraum benötigt?

Die Umsetzung komplexer Bauvorhaben ist heute mit enormen Steuerungs- und Koordinierungsaufgaben verbunden. Planungs- und Bauzeiten werden immer kürzer, gleichzeitig steigen die Anforderungen durch verschärfte Bestimmungen und Vorschriften, etwa im Bereich des Klima-, Umwelt oder Lärmschutzes. Die Projektsteuerung muss daher mit größtmöglicher Effizienz vorgehen. Dazu kommt der virtuelle Projektraum zum Einsatz. Die Software fungiert als zentrale Plattform für Kommunikation und Dokumentenaustausch, sie unterstützt Bauherren, Planer, Baufirmen und Subunternehmer ebenso wie Behörden.

Was leistet der Projektraum?

Ein virtueller Projektraum ist ein Informationssystem, in dem geschlossene Benutzergruppen gemeinsam arbeiten können. Reproplan Berlin stellt seinen Kunden eine wirkungsvolle und praxisnahe Applikation zur Verfügung: ePos. Im System stehen für die Projektbeteiligten Dokumente beziehungsweise Informationen bereit. Sie sind grundsätzlich rund um die Uhr von jedem Internet-Rechner aus verfügbar. Werden Informationen neu eingestellt, dann werden alle relevanten Teilnehmer über automatische Benachrichtigungen via E-Mail informiert. Der Zugriff auf die Projektdaten erfolgt dann abgesichert über Verfahren zur Authentifizierung und entsprechend rollenbasierter sowie spezifischer Zugriffsrechte. Im Projektraum von reproplan Berlin erhält jeder Verantwortliche genau die Daten, die er für seine Arbeit benötigt.

Womit beginnt die Projektplanung?

Eine permanente Organisation wie zum Beispiel eine Firma strebt eine lange Existenz an. Im Gegensatz dazu hat eine Projektorganisation das Ziel, sich selbst wieder aufzulösen. Das tut sie aber erst, wenn sie ihr Endziel erfüllt hat – das kann etwa die Errichtung eines Bauwerks sein. Das Ziel beschreibt einen Sollzustand, der erst durch das Projekt herbeigeführt werden soll. Alle internen Prozesse, die verschiedenen Rollen der Akteure, das verfügbare Budget – alles richtet sich auf dieses Ziel aus. Ist das Ziel definiert, dann ergibt sich daraus eine Vorstellung davon, welche Handlungen erforderlich sein werden, um dieses Ziel zu realisieren.

Zum Zeitpunkt der Zielstellung sind die genauen Zusammenhänge in der Regel nicht bis ins Detail bekannt. Trotzdem wird Schritt um Schritt ein planbares und steuerungsfähiges System entwickelt. Bei sehr komplexen Projekten werden zunächst abstrakte Visionen und Szenarien zur Orientierung entworfen. Von diesem Punkt ausgehend werden die Planungen kontinuierlich konkretisiert. Die Grundlage ist jeweils der aktuelle Wissensstand.

Was beinhaltet die Projektsteuerung?

Ein genau terminierter Ablaufplan stellt die Basis dar für die klassische Projektsteuerung. Während der Durchführung wird der Fortschritt fortwährend mit den Plänen verglichen. So können auch kleinste Abweichungen rechtzeitig erkannt werden. Das Projektmanagement beachtet eine Vielzahl von Faktoren, um das gesamte Vorhaben zum Erfolg zu führen. Sogar bei äußerst gewissenhafter Vorbereitung und Planung kann es im Zuge der Umsetzung zu Irritationen kommen. Das kann viele Gründe haben. Unvorhergesehene Einflüsse aus der Umwelt etwa. Doch Abweichungen müssen das Ergebnis nicht automatisch verschlechtern.
Eine kompetente Projektsteuerung erkennt Herausforderungen rechtzeitig und reagiert darauf in professioneller Weise. Dann wird das Projekt mit steuernden Eingriffen auf Kurs gehalten. Wenn das notwendig sein sollte, wird auf der Grundlage einer Neueinschätzung eine sorgfältige Revision des Planes durchgeführt. Dabei müssen rechtliche Rahmenbedingungen, Fristen, Genehmigungen und weitere Faktoren berücksichtigt werden.

Was leistet ePos?

Das digitale Planorganisationssystem ePos unterstützt Bauherren und Projektsteuerer bei ihrer Arbeit, entwickelt wurde es von reproplan. Mit diesem leistungsfähigen Cloud-Service können professionelle Entscheider ihr Bauvorhaben zielgerichtet und effizient zum Erfolg führen. Der Vorteil: Alle Projektbeteiligten werden zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Planungsstand informiert. Die Vernetzung ist auch dann möglich, wenn die einzelnen Büros mit unterschiedlichen Plattformen arbeiten. Mit ePos wird die Planverwaltung automatisiert. Herkömmliche und ressourcenintensive Methoden werden überflüssig. Für jedes Bauvorhaben liefert reproplan Berlin auf Wunsch eine maßgeschneiderte Lösung. Denn unsere Programmierer passen die Software an die Anforderungen des Unternehmens an.

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Wie funktioniert die Arbeit mit ePos?

Mit ePos können Sie für jeden einzelnen Projektbeteiligten genaue Zugriffsrechte definieren. Mit dem Programm behalten Sie Termine und Fristen ebenso im Blick wie alle zu liefernden Pläne. Auch eventuelle Verzögerungen bleiben kontrollierbar. Die Software-Applikation ePos hat einen weiteren klaren Vorteil: Eine Schnittstelle zu reproplan Berlin ist bereits integriert. Plot- und Druckaufträge werden damit einfach und schnell übermittelt.
Jederzeit können aktuelle Pläne gedruckt und direkt auf die Baustelle geliefert werden. Bei Überschreitungen von Fristen verschickt das System automatisch Benachrichtigungen. Im Rahmen automatisierter Planprüfläufe werden Pläne an die entsprechenden Projektbeteiligten weitergeleitet. Wenn das Projekt abgeschlossen wurde, gibt ePos eine Endbestandsdokumentation aus, die alle eingestellten Daten enthält.

Welche Vorteile bietet ePos Unternehmen in Berlin?

In der zentralen Datenbank der Applikation ePos werden alle relevanten Daten gespeichert. Alle Projektbeteiligten, die Zugriff auf den Cloud-Service haben, bleiben dadurch stets auf dem aktuellen Stand der Entwicklung. Bei der Arbeit mit ePos ist generell ein breites Spektrum an Dateiformaten nutzbar. Dazu gehören zum Beispiel die Formate PDF, DWG, DXF, PLT oder TIF. Im Handumdrehen lassen sich mit der Software-Applikation umfangreiche Berichte erstellen: Erfasst werden zum Beispiel, der Eingang oder der Ausgang von Plänen, außerdem Druckaufträge und vieles mehr. Auch Planlisten lassen sich per Mausklick erzeugen. Im virtuellen Projektraum kann auf Wunsch der vollständige Schriftverkehr zur Verfügung gestellt werden. Also zum Beispiel Gutachten, Konzepte oder Protokolle. Die Mitarbeiter von reproplan Berlin beraten Sie gern bei der Arbeit mit ePos.

Wie kommt das Projekt zu seinem Abschluss?

Die Aufgabe des Projektleiters ist es, sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird und das Ergebnis komplett und in der vereinbarten Qualität vorliegt. Das heißt, es muss den Abnahmekriterien entsprechen. Es erfolgt eine formale Abnahme durch den Auftraggeber. In einer abschließenden Besprechung, die oft als „Touchdown“ bezeichnet wird, geht das ganze Team noch einmal den Projektverlauf, bespricht die gemachten Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse. Konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge können hier zu Lerneffekten führen. Eine genaue Nachkalkulation stellt schließlich die Planung den realen Aufwänden und Kosten gegenüber. Darauf folgt im Idealfall eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeitsrechnung. Zum endgültigen Abschluss wird die Projektorganisation aufgelöst.

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