Digitale Archivierung

Bleiben Sie wettbewerbsfähig: durch digitale Dokumenten-Archivierung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nicht aufzuhalten – das papierlose Büro ist bei vielen Unternehmen längst Realität. Die vielen Vorteile eines digitalen Dokumenten Management Systems sind bestechend: hohe Arbeitszeitersparnis, enormes Kostensenkungs-Potenzial, sofortiger Zugriff auf alle Dokumente per Mouseclick, weniger Aufwand und Kosten, höhere Kundenzufriedenheit durch schnelle Bearbeitung.

Full-Service für Ihre Dokumenten-Archivierung

Alles rund um die digitale Dokumentenverarbeitung in Eigenregie zu bewerkstelligen, ist für Unternehmen aufwändig und mit Risiken verbunden. Durch einen professionellen digitalen Archivierungs-Service vermeiden Sie einen hohen internen Aufwand und suboptimale Lösungen.
reproplan zählt zu den führenden Anbietern im Bereich digitaler Archivierung. Wir können Ihnen an 23 Standorten in ganz Deutschland einen professionellen Service bei der digitalen Archivierung von Dokumenten bieten.

Genießen Sie die vielen Vorteile der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente durch reproplan: Sie haben wenig Aufwand! Vermeiden teure Stolperfallen! Und erhalten einen perfekten Full-Service für eine revisionssichere und technisch einwandfreie Implementierung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Selbstverständlich inklusive Datenschutz, allen rechtlichen Anforderungen und der vertraulichen Behandlung sensibler Daten.

Modernste Hochleistungs-Scanner und effizientes Dokumenten-Management

Als eines der deutschlandweit führenden Unternehmen bei Druck-Leistungen verfügen wir über einen hochmodernen Maschinenpark, eine leistungsfähige Infrastruktur und erstklassig ausgebildete Mitarbeiter. Sodass wir Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement, Archivierung, Scanservice und Implementierung einen schnellen und umfassenden Service bieten können.

reproplan ist für größere Archiv- und Dokumentenvolumina bestens gerüstet ‒ vom sicheren Transport Ihrer Dokumente zu uns, über die gewünschte Form der Datenerfassung bis zur Bereitstellung für die weitere digitale Verwendung.

Mit modernen Hochleistungsscannern und hochqualifiziertem Personal arbeiten wir Ihr Dokumentenvolumen schnell und systematisch ab ‒ unabhängig vom Format, der Qualität der Vorlage und selbstverständlich in der gewünschten Bildauflösung.

Nach der Digitalisierung werden die analogen Dokumente auf Anforderung nach garantiertem Datenschutz gemäß § 5 BDSG vernichtet und dieser Vorgang mit Zertifikat dokumentiert.

Haben Sie Fragen zur digitalen Archivierung?

Sie haben eine Frage oder wünschen ein Angebot?

Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Füllen Sie einfach die folgenden Felder aus und wir werden sofort Ihre Anfrage bearbeiten.


    10 Vorteile der digitalen Archivierung von Dokumenten

    1. Alle Dokumente sind jederzeit verfügbar
    2. Ältere Dokumente können digital bearbeitet werden
    3. Dokumente lassen sich digital versenden an Steuerberater, Mitarbeiter, Kunden
    4. Leichtes Auffinden aller Dokumente durch digitale Suchfunktion der Software
    5. Hohe Arbeitszeitersparnis durch die automatische, digitale Ablage
    6. Platzersparnis: Aktenschränke und Lagerräume werden nicht mehr gebraucht
    7. Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar
    8. Neueste Dokumente sind immer verfügbar
    9. Dokumente sind an unterschiedlichen Unternehmensstandorten verfügbar
    10. Perfekter Workflow im Unternehmen

    In Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Archivsysteme an den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben auszurichten.

    Die elektronische Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen muss also revisionssicher sein und den Aufbewahrungspflichten entsprechen.

    reproplan garantiert Ihnen Revisionssicherheit im Rahmen der digitalen Archivierung. Denn wir dokumentieren die Durchführung der Digitalisierung in einem Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher.

    Die Archivierung wichtiger Dokumente in einem digitalen Archiv ist aus handels- und steuerrechtlicher Sicht zulässig.

    Zu den Dokumenten, die digital archiviert werden können/sollten zählen insbesondere:

    Emails, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Rechnungen, Eingangspost, Verträge, Steuerunterlagen, Briefe, Aufzeichnungen, Akten und weitere Dokumente.

    • Weniger Aufwand bei der Archivierung
    • Kostenersparnis bei Papier, beim Drucken und Versenden (Portokosten entfallen)
    • Umständliches Suchen entfällt: schnelles Finden relevanter Dokument bei Anfragen
    • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen
    • Jedes Dokument muss mit dem Original übereinstimmen
    • Jedes Dokument muss wiedergefunden werden können
    • Dokumente dürfen nur von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden
    • Alle Änderungen an Dokumenten sollten automatisch protokolliert werden
    • Archivierte Informationen sollten gegen Änderungen geschützt sein
    • Ein datenbankgestütztes Index-Verzeichnis mit Volltextsuche sollte eine schnelle Auffindbarkeit von Informationen ermöglichen
    • Das Archiv sollte als Schnittstelle fungieren und auch die Migration von Daten ermöglichen
    • Das gesamte Verfahren zur digitalen Archivierung muss von einem Sachverständigen geprüft werden können

    Zu unseren Standorten

    Aachen, Berlin, Bonn, Dresden, Düsseldorf, Essen, Frankfurt am Main, Halle, Hamburg, Hannover, Jena, Köln, Leipzig, Mannheim, München, Rostock, Stuttgart, Weimar, Viernheim, Wermelskirchen.

    Gerne bieten wir Ihnen alle notwendigen Dienstleistungen rund um die digitale Archivierung und stehen Ihnen bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite!

    Sie möchten Ihre Akten und Dokument analog einlagern? reproplan verfügt über geeignete Lagerflächen! Hier finden Sie mehr Informationen zur analogen Archivierung

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