Wozu benötigt man Projektmanagement?

Projektmanagement dient der Umsetzung von komplexen Vorhaben, zum Beispiel in der Baubranche. Es stellt sicher, dass die erforderlichen Maßnahmen in der geplanten Zeit und in vorab festgesetzter Qualität ausgeführt werden. Das kann nur dann gelingen, wenn die verfügbaren Ressourcen effektiv verwendet werden. Das Projektmanagement umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Reproplan Köln stellt Entscheidern einen Cloud-Service für das Management ihres Projektes zur Verfügung. Es heißt ePos. Damit behalten Sie das Projekt und dessen Umsetzung im Blick.

Das Projektmanagement beinhaltet die Planung des ganzen Bauwerks, außerdem die Kalkulation der Kosten, die Abstimmung zwischen Bauherrn und ausführenden Firmen. Im Einzelnen gehört auch das Beantragen von Baugenehmigungen dazu. Die Standardverfahren für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) sind ein wichtiger Teil. Und nicht zuletzt ist auch die Steuerung und Überwachung des Bauprozesses ein Bereich von zentraler Bedeutung. Sind die Arbeiten letztlich abgeschlossen, dann muss auch die Abnahme sowie die Übergabe des Gebäudes an die Facility Manager geregelt werden.

Eine besondere Herausforderung im Bereich Bauprojektmanagement ist der Umstand, dass zur erfolgreichen Fertigstellung von Gebäuden sehr viele Planer und Handwerker gebraucht werden. Die Tätigkeiten sind eng verknüpft miteinander. Daher müssen sie ganz präzise koordiniert werden. Für die Praxis bietet reproplan Köln eine Lösung: den virtuellen Projektraum ePos.

Am Anfang steht eine umfassende Ausgangsanalyse. Dabei werden Projektgegenstand und Projektumfeld sehr genau untersucht. Das Ergebnis bildet die Grundlage für die Zieldefinition. Dieses Ziel muss vollständig sein und eindeutig, außerdem realisierbar und messbar. Ein Zeitrahmen wird festgelegt. Die Anforderungen an das Projektergebnis werden beschrieben, ferner genaue Kriterien für die Abnahme.

Wichtig: Alle Risiken müssen benannt und beziffert werden. Das heißt nicht, dass keine Risiken eingegangen werden. Doch wenn das geschieht, dann im Rahmen genauer Kriterien im Vorfeld geklärt werden müssen. Im Rahmen einer fundierten Risikoanalyse wird das potenzielle Risiko geschätzt. Das Ergebnis vergleicht man mit dem möglichen Schaden. Natürlich spielt auch die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eine wichtige Rolle. Schließlich werden präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken sowie Gegenmaßnahmen erarbeitet.

Jedes Projekt wird im Zuge der ersten Planung nach bestimmten Kriterien heruntergebrochen. Ein genauer Projektstrukturplan umfasst mehrere Teilprojekte. Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine werden festgelegt. Der Aufwand und alle benötigten Ressourcen werden so präzise wie möglich geschätzt. Dann leitet das Projektmanagement die Qualifikationen ab, die zur Erledigung der einzelnen Arbeitspakete benötigt werden. Daraus wiederum ergeben sich die Rollen und oft auch schon die Firmen oder Personen, die die Ausführung erledigen werden.

Ein zentraler Bereich ist die Projektorganisation. In deren Verlauf werden Verantwortlichkeiten, Kompetenzen sowie Berichtswege ganz genau festgelegt. Im Zuge der Feinplanung werden dann alle Aktivitäten, die für die ersten Phasen des Projekts notwendig sind, mitsamt der Abhängigkeiten benannt. Danach werden Kosten und Aufwand noch einmal genau berechnet. Letztlich entstehen die genauen Durchführungspläne. Die Anwendung ePos von reproplan Köln unterstützt das Projektmanagement bei allen Schritten.

Reproplan Köln bietet professionellen Entscheidern der Baubranche eine wirkungsvolle Anwendung für das Projektmanagement. Der Cloud-Service ePos begleitet jeden einzelnen Projektfortschritt und erlaubt dabei den Projektbeteiligten Zugriff auf die Daten und Pläne. Mit Hilfe modernster Technologie wird auch die Projektplanung erheblich verfeinert. Mit systematischen Analysen werden Abweichungen erkannt und beobachtet. Die Auswirkungen werden prognostiziert und sollte Bedarf bestehen, können Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Im Rahmen des Risikomanagements werden relevanten Risiken regelmäßig neu eingeschätzt. Die Anwendung ePos ermöglicht die fortlaufende Dokumentation des Projektmanagements.

Die wichtigste Aufgabe eines Projektleiters ist es, das Projektziel sicher zu erreichen. Am Ende muss das Ergebnis exakt den vor ab definierten Abnahmekriterien entsprechen. Der Auftraggeber führt eine formale Abnahme durch. Die markiert den offiziellen Abschluss. Danach erfolgt die Auswertung. Gewonnene Erfahrungen sowie Erkenntnisse sollten besprochen werden. Eine genaue Nachkalkulation schließlich stellt Planung und Realität einander gegenüber. Hier ist die Frage: Entsprechen die Aufwände und Kosten den Kalkulationen, die vorab erstellt wurden? Die Applikation ePos von reproplan Köln erleichtert solche Berechnungen erheblich. Alle Daten stehen sofort per Mausklick zur Verfügung. Erst nachdem alle Punkte der Nachbereitung geklärt sind, kann die Projektorganisation aufgelöst werden.

Jedes größere Vorhaben bedarf eines professionellen Projektmanagements, um erfolgreich zu sein. Reproplan Köln stellt Bauunternehmern, Planern und anderen Verantwortlichen eine spezielle Anwendung bereit, die die Arbeit erheblich erleichtern kann: ePos. Das ist ein virtueller Projektraum, der mehrere internetbasierte Dienstleistungen im Bereich Projektmanagement miteinander verknüpft. Dieser Projektraum funktioniert als geschlossenes System, in dem alle Projektbeteiligten vernetzt sind. Für die Allgemeinheit ist es aber nicht zugänglich.

Im Projektraum werden Pläne, Dokumente und konkrete Informationen bereitgestellt. Mithilfe der Anwendung können Prozesse gesteuert werden. Sehr praktisch ist zum Beispiel die die Anbindung an Ausschreibungsplattformen. Ein virtueller Projektraum ist vor allem für Großbauprojekte mit vielen Beteiligten unabdingbar, wird aber auch bei der Errichtung einzelner Gebäude genutzt. Eine Applikation wie ePos kann Firmen und Personen vernetzen, die räumlich und zeitlich getrennt voneinander arbeiten. Doch die durchdachten Funktionen unterstützen das professionelle Projektmanagement auch ganz unmittelbar vor Ort auf einer Baustelle. Denn mit der direkten Verbindung zu reproplan Köln können Baupläne ausgedruckt werden. Kuriere transportieren die dann zu genau den Orten, an denen sie gebraucht werden. So kommen die digitale und die reale Welt zusammen.