Slide ePos das zuverlässige Tool für Ihr Projektmanagement Wir finden mit Ihnen optimale Lösungen Ihrer Projekte
und behalten grundsätzlich die Faktoren
Zeit, Kosten und Qualität im Auge
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Was ist Projektmanagement?

Die Umsetzung komplexer Bauvorhaben ist ohne eine professionelle Organisation der Abläufe gar nicht denkbar. Erfolgen alle Maßnahmen innerhalb der dafür eingeplanten Zeit sowie in der festgesetzten Qualität? Das ist nur dann möglich, wenn alle Ressourcen optimal eingesetzt werden. Ein systematisches Projektmanagement umfasst daher Führungsaufgaben ebenso wie die Führungsorganisation und -methodik. Reproplan Berlin stellt verantwortlichen Entscheidern eine Anwendung für das Projektmanagement zur Verfügung: ePos. Mit dieser Software-Anwendung behalten Sie die Kontrolle über das Vorhaben und seine Umsetzung bis zum erfolgreichen Abschluss in der Hand.

Das Bauprojektmanagement fällt traditionell in den Tätigkeitsbereich von Architekten sowie Bauingenieuren. Heute übernehmen jedoch auch zunehmend Generalunternehmer oder Projektsteuerer diese wichtige Aufgabe. Das Projektmanagement umfasst im Einzelnen unter anderem die Planung des gesamten Bauwerks, ferner die Schätzung und Kalkulation der Baukosten, die Abstimmung von Entscheidungen mit dem Bauherrn, das Einholen von Baugenehmigungen, die standardisierten Verfahren für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Bauleistungen und nicht zuletzt die Überwachung und Steuerung des gesamten Bauprozesses. Nach Abschluss der Arbeiten organisiert das Projektmanagement auch die Abnahme durch den Bauherrn und die Übergabe des fertigen Gebäudes an das Facility Management.

Die besondere Herausforderung beim Bauprojektmanagement besteht in dem Umstand, dass für die erfolgreiche Fertigstellung eines Gebäudes zahlreiche Fachplaner und Fachhandwerker benötigt werden. Deren Tätigkeiten sind sehr eng miteinander verknüpft und müssen daher präzise koordiniert werden. Mit herkömmlichen Methoden kann das einen enormen Aufwand bedeuten. Doch reproplan Berlin bietet Ihnen dafür eine praxisnahe Software-Lösung: ePos.

Wie genau läuft das Projektmanagement ab?

Mittels einer umfassenden Ausgangsanalyse werden sowohl der Projektgegenstand als auch das Projektumfeld genau analysiert. Das Projektziel wird auf dieser Grundlage definiert – vollständig und eindeutig, realisierbar und messbar. Wichtig ist dabei, dass ein genauer Zeitrahmen festgesetzt wird. Beschrieben werden die zentralen Anforderungen an das Projektergebnis, außerdem die Kriterien für die spätere Abnahme und ebenfalls die genaue Abgrenzung. Die möglichen Risiken müssen beachtet werden. Das gilt vor allem, wenn aus ihnen eine Gefährdung des Projektziels entstehen könnte.

Zwar können Risiken unter bestimmten Voraussetzungen eingegangen werden. Die Kriterien dafür müssen jedoch vorab genau geklärt werden. Dazu wird im Rahmen einer Risikoanalyse das potenzielle Risiko eingeschätzt und verglichen mit dem Ausmaß des möglichen Schadens und nicht zuletzt der Wahrscheinlichkeit des Eintritts. Auf dieser Basis werden dann präventive Maßnamen zur Risikovermeidung sowie Gegenmaßnahmen für den Fall des Eintretens erarbeitet.

Wie wird ein Projekt strukturiert und organisiert?

Ein Projekt muss zunächst im Rahmen der groben Planung nach verschiedenen Kriterien heruntergebrochen werden. Der Projektstrukturplan legt dann mehrere Teilprojekte fest. Daraufhin folgt die Einteilung von Phasen, Arbeitspaketen sowie Meilensteinen. In diesem Zusammenhang werden auch Aufwand und benötigte Ressourcen geschätzt. Aus den Arbeitspaketen werden die jeweils zur Erledigung benötigten Qualifikationen abgeleitet. Denen ordnet das Projektmanagement dann Rollen und, wenn möglich, auch bereits bestimmte Personen zur Ausführung zu.

Die Projektorganisation ist ein wichtiger Punkt des Projektmanagements. Im weiteren Verlauf werden Verantwortlichkeiten, Entscheidungskompetenzen und Berichtswege so genau wie möglich festgelegt. Der Projektmanager verfügt gegenüber dem Projektteam über eine Weisungsbefugnis, auf das Projekt bezogen ist. Im Rahmen der Feinplanung werden alle für die ersten Projektphasen notwendigen Aktivitäten mitsamt ihrer Abhängigkeiten benannt. Dann werden Aufwand und Kosten noch einmal genauer berechnet und zugeordnet. Auf dieser Basis entsteht dann ein umfassender Mitarbeitereinsatzplan sowie ein Durchführungsplan.

Wie erfolgt die Umsetzung?

Alle effektiven Kosten werden präzise bestimmt. Daraus resultiert eine projektbezogene Bedarfsplanung. In der Wirtschaftlichkeitsrechnung werden die zu erwartenden Nutzen den erwartbaren Kosten gegenübergestellt. Alle Vereinbarungen der Vertragspartner werden schriftlich in Form eines Projektvertrages festgelegt. Danach folgt meist eine Besprechung, die sogenannte Kickoff-Veranstaltung. Alle Projektbeteiligten erhalten umfassende Informationen. Von diesem Moment an sollen alle Beteiligten für die gesamte Laufzeit handlungsfähig sein.

Reproplan Berlin stellt Entscheidern in der Baubranche ein wirkungsvolles Tool für das Projektmanagement zur Verfügung. Die Software ePos begleitet den Projektfortschritt und erlaubt allen Projektbeteiligten Zugriff auf die relevanten Daten zur richtigen Zeit. Damit wird die Projektplanung verfeinert. Mithilfe systematischer Analysen können Abweichungen genau im Auge behalten werden. So werden deren Auswirkungen prognostiziert und bei Bedarf Gegenmaßnahmen eingeleitet. Es gehört auch zum Risikomanagement, während der Umsetzung alle relevanten Risiken regelmäßig neu einzuschätzen. Mit ePos werden die Resultate des Projektmanagements fortlaufend dokumentiert.

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Wann ist das Projekt abgeschlossen?

Es ist die Aufgabe des Projektleiters, das Erreichen des Projektziels sicherzustellen. Das Ergebnis muss exakt den Abnahmekriterien entsprechen. Nach der formalen Abnahme durch den Auftraggeber geht das ganze Team noch einmal in einer letzten Besprechung den gesamten Projektverlauf durch. Die gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse werden thematisiert. In diesem Rahmen können auch konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge geäußert werden. Eine präzise Nachkalkulation dient schließlich der Gegenüberstellung von Planung einerseits und realen Aufwänden und Kosten andererseits. Mit einem digitalen Tool wie ePos von reproplan Berlin kann diese Kalkulation sehr schnell und einfach erledigt werden, da alle Daten per Mausklick verfügbar sind. Nachdem all diese Punkte geklärt sind, wird die gesamte Projektorganisation aufgelöst.

Was leistet reproplan Berlin beim Projektmanagement?

Ein professionelles Projektmanagement bildet die Basis für die erfolgreiche Umsetzung jedes größeren Projekts. reproplan Berlin unterstützt sie dabei mit der Software-Lösung ePos. Als virtueller Projektraum stellt es zahlreiche internetbasierte Dienstleistungen für das Projektmanagement zur Verfügung. Der Projektraum ist ein geschlossenes System für alle Projektbeteiligten, das für die Allgemeinheit nicht zugänglich ist. Hier werden unter anderem Dokumente und Informationen bereitgestellt und Prozesse gesteuert. Außerdem bietet der Projektraum eine Anbindung an eine Ausschreibungsplattform.

Ein virtueller Projektraum ist generell besonders vorteilhaft für Projektteams, die räumlich und zeitlich verteilt arbeiten. Aber seine Funktionen unterstützen das Projektmanagement auch auf einer Baustelle, denn alle Beteiligten erhalten stets alle Informationen, die sie zum gegenwärtigen Zeitpunkt benötigen. Die digitale Bearbeitung beschleunigt alle Prozesse erheblich und reduziert Kommunikationskosten.

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